Adalar Arşiv ve Evrak Depolama

Kutudan çok kayıt düzeni

Arşiv ve evrak depolama; klasör, defter ve belge kutularının ofis dışında, geri bulunabilecek bir düzenle saklanmasıdır. Ofisini küçülten işletmeler, dönemsel dosyaları artan bürolar ve aktif arşivini ayırmak isteyen kurumlar için kullanılabilir.

Detay Depo’nun arşiv hizmetinde kutu kaydı ve dijital envanter bulunur. Ancak hangi belgenin hangi kutuya girdiği başlangıçta yanlış yazılırsa sonradan aramak zorlaşır. Bu nedenle hazırlık listesinin doğruluğu, fiziksel yerleşim kadar önemlidir.

Sınıflandırma ve kutulama

Belgeleri birim, konu veya dönem gibi işletmenize uygun tek bir sınıflandırmayla gruplandırın. Her kutuya benzersiz numara verin; kutu numarası, tarih aralığı ve dosya grubunu birlikte kaydetmek gereksiz kutu açma ihtiyacını azaltır. Dış etikette hassas kişisel bilgiler yerine gerektiği kadar açıklama kullanın. Ayrıntılı içerik listesini yetkili kişilerin erişebileceği yerde tutun.

Klasör sırtlarını ve kutu dayanıklılığını kontrol edin. Kâğıt ağırdır; aşırı doldurulmuş büyük kutular taşıma ve rafa yerleştirmede sorun çıkarabilir. Nemli belgeler veya hasarlı kutular varsa teslim öncesinde bildirin.

Kutunun dışına kişisel verileri veya dosya içeriğini açıkça yazmak yerine bir kod koyun; ayrıntılı eşleştirmeyi kurum içinde tuttuğunuz listede saklayın. Örneğin “AR–2024–07” kodunun hangi tarih aralığına ait olduğunu yetkili kişi bilsin. Çok farklı saklama dönemlerine ait belgeleri aynı kutuya karıştırmamak, sonraki ayıklama ve talep işlemlerini kolaylaştırır.

Ofis envanteriyle birlikte planlama yapın

Yetki ve belge erişimi

Hangi kişilerin belge talep edebileceğini ve teslim alabileceğini yazılı olarak belirleyin. Bir kutu tamamen çıkarıldığında veya yalnızca bir klasör alındığında envanterin nasıl güncelleneceğini görüşün. Belgenin geri dönüşü de aynı kayıt düzeniyle izlenmelidir.

Arşiv hizmeti kapsamındaki gizlilik, personel erişimi ve teslim koşullarını sözleşmede inceleyin. E-posta veya WhatsApp üzerinden ön bilgi verirken belge içeriklerini göndermek yerine kutu adedi ve genel dosya türünü belirtmeniz yeterlidir.

Adalar’dan düzenli erişim ihtiyacı

Arşive her hafta ulaşmakla yılda birkaç kez dosya istemek aynı planlamayı gerektirmez. Sık kullanılan belgeleri işletmenizde tutmak veya ayrı bir grup olarak kaydetmek işinizi kolaylaştırabilir.

Ada ve teslim adresi bilgisiyle birlikte erişim sıklığını paylaşın. Sancaktepe’deki merkezden yapılacak belge tesliminin yöntemi ve takvimi talebe göre belirlenir; aynı gün erişim vaadi verilmez.

Saklama dönemi ve fiyat

Fiyat; kutu veya hacim miktarı, saklama dönemi, envanter ayrıntısı ve erişim işlemlerine bağlıdır. Teklif isterken kutu dış ölçülerini, sayısını ve klasör bazında listeleme talebiniz olup olmadığını belirtin.

Belgelerin tutulması gereken süreyi kendi kurumunuzun sorumlusuyla belirleyin. Depolama süresinin bitmesi, evrakın kendiliğinden imha edileceği anlamına gelmez. İade, süre uzatma veya ayrı bir imha talebi yazılı talimatla değerlendirilmelidir.

Bu hizmet hakkında sorular